Khi tìm nhà tại Tokyo, việc là người nước ngoài và là freelancer (cá nhân kinh doanh tự do) không thuộc một tổ chức doanh nghiệp nào là hai yếu tố được kiểm tra rất kỹ trong quá trình duyệt hồ sơ. Sự kết hợp của hai điều kiện này vô hình trung làm tăng đáng kể những yêu cầu từ phía công ty bất động sản cũng như chủ nhà.
Thông thường, đối với người nước ngoài thuê nhà, chủ nhà sẽ lo ngại về "các rắc rối do rào cản ngôn ngữ" hoặc "thời hạn visa và rủi ro đột ngột về nước". Trong khi đó, đối với freelancer, mối bận tâm lớn nhất là "nguy cơ chậm tiền nhà do thu nhập không ổn định mỗi tháng".
Khi cả hai nỗi lo này xuất hiện cùng lúc, chủ nhà và công ty quản lý thường sẽ đánh giá như sau:
Chính những yếu tố không chắc chắn tích tụ lại này là lý do lớn nhất khiến vòng duyệt hồ sơ trở nên khắt khe hơn bao giờ hết.
Trong hầu hết các hợp đồng thuê nhà tại Nhật Bản, việc tham gia "công ty bảo lãnh tiền thuê nhà" là điều kiện bắt buộc. Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động chung của các công ty này, bạn có thể tham khảo thêm tại Hướng dẫn cơ bản về công ty bảo lãnh. Do đó, bài viết này sẽ đi sâu vào khía cạnh thực tế hơn.
Điểm mấu chốt ở đây là bạn cần tìm hiểu trước "căn hộ đó chỉ định công ty bảo lãnh nào". Trên thị trường hiện có nhiều nhóm công ty bảo lãnh với tiêu chuẩn đánh giá và độ khó hoàn toàn khác nhau.
Với một freelancer nước ngoài, có thể bạn sẽ bị từ chối ngay lập tức ở công ty này, nhưng lại được chấp thuận rất dễ dàng ở một công ty khác. Nhận biết và đưa ra phương án ứng phó ngay từ bước chọn nhà chính là bước đi đầu tiên giúp bạn tăng tỷ lệ dỗ.
Tại Nhật Bản, các công ty bảo lãnh được phân loại thành ba nhóm chính dưới đây. Khi nắm rõ tiêu chuẩn của từng nhóm, bạn sẽ biết mình nên tập trung vào đâu để tối ưu hóa cơ hội.
Nhóm này do các tổ chức tài chính hoặc công ty thẻ tín dụng vận hành. Họ có quyền truy cập trực tiếp vào các cơ sở dữ liệu tín dụng cá nhân như CIC để kiểm tra lịch sử nợ, tình trạng chậm thanh toán hay các khoản vay hiện tại. Do đó, đây là nhóm có tiêu chuẩn khắt khe nhất trong cả 3 loại.
Những người mới đặt chân đến Nhật thường rơi vào trạng thái "Super White" - nghĩa là hoàn toàn chưa có dữ liệu gì trên hệ thống tín dụng nội địa. Trong trường hợp này, vì thiếu dữ liệu để đánh giá khả năng tài chính một cách khách quan, hồ sơ của bạn có thể bị từ chối. Hơn nữa, chỉ cần một lần thanh toán chậm tiền trả góp điện thoại hoặc tiền thẻ tín dụng tại Nhật, cơ hội thông qua nhóm này gần như bằng không.
Các công ty thuộc Hiệp hội Bảo lãnh Thuê nhà Toàn quốc (LICC) sẽ đồng bộ và chia sẻ dữ liệu về tình trạng chậm tiền nhà, không thanh toán hoặc các tranh chấp khi trả phòng. Dù họ không can thiệp vào lịch sử thẻ tín dụng cá nhân, nhưng mọi thông tin liên quan đến việc chi trả tiền nhà trước đây của bạn đều được rà soát rất kỹ.
Nếu bạn từng thuê nhà ở Nhật và để lại lịch sử chậm tiền nhà qua các công ty thuộc LICC, việc duyệt hồ sơ mới sẽ cực kỳ khó khăn. Ngược lại, nếu lịch sử thuê nhà của bạn hoàn toàn sạch sẽ, dù là freelancer, bạn vẫn có cơ hội lớn nếu chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chứng minh năng lực tài chính.
Các công ty bảo lãnh độc lập không sử dụng dữ liệu từ hệ thống tín dụng CIC hay mạng lưới LICC mà tự xây dựng quy trình thẩm định riêng. Đặc biệt, GTN (Global Trust Networks) là đơn vị đi đầu chuyên hỗ trợ người nước ngoài với đội ngũ nhân viên đa ngôn ngữ. Thay vì chỉ cứng nhắc nhìn vào tờ khai thuế tại Nhật, họ sẽ xem xét tổng hòa các yếu tố như nguồn thu nhập từ nước ngoài, hợp đồng công việc tự do thực tế, hay khả năng ngoại ngữ để đánh giá toàn diện năng lực tài chính của bạn.
Khi thực hiện cuộc gọi xác nhận thông tin, các công ty này sẵn sàng trò chuyện bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn như tiếng Việt, tiếng Anh hay tiếng Trung thay vì chỉ dùng tiếng Nhật. Tiêu chí quan trọng nhất lúc này là "hiện tại bạn đang duy trì công việc tự do như thế nào để tạo ra thu nhập". Bằng cách xuất trình lịch sử giao dịch nhận tiền từ khách hàng nước ngoài hoặc hợp đồng dịch vụ, bạn hoàn toàn có thể chứng minh được dòng tiền ổn định của mình ngay cả khi mới bắt đầu hoạt động tại Nhật.
Để xóa bỏ sự hoài nghi của đơn vị xét duyệt, việc đưa ra được những minh chứng (giấy tờ) khách quan và rõ ràng là vô cùng quan trọng. Hãy chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu theo danh sách hướng dẫn dưới đây.
Nếu bạn đã từng khai báo thuế tại Nhật, hãy chuẩn bị bản sao tờ khai thuế có đóng dấu xác nhận của cơ quan thuế (hoặc xác nhận điện tử e-Tax) cùng báo cáo quyết toán chi tiết. Đây là những giấy tờ chính thức có độ tin cậy cao nhất để chứng minh thu nhập.
Đối với những bạn mới đến Nhật và chưa phát sinh hoạt động thuế trong nước, chứng nhận nộp thuế tại quốc gia cư trú trước đó (ví dụ tờ khai thuế thu nhập cá nhân) sẽ là tài liệu thay thế hữu hiệu. Nếu tài liệu không phải bằng tiếng Nhật, bạn nên đính kèm bản dịch tóm tắt các đề mục quan trọng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh để bộ phận xét duyệt dễ dàng đối chiếu.
Không chỉ chứng minh thu nhập trong quá khứ, bạn cần cho thấy công việc của mình vẫn sẽ tiếp diễn ổn định trong tương lai. Hãy cung cấp các hợp đồng dịch vụ (Freelance Contract) hoặc thỏa thuận hợp tác (Retainer Agreement) đang thực hiện với các đối tác lớn. Những tài liệu hiển thị rõ thời hạn hợp đồng và giá trị thanh toán sẽ có tính thuyết phục cao. Các công ty bảo lãnh chuyên dụng hiện nay chấp nhận cả văn bản bằng tiếng Anh.
Nếu bạn đã sở hữu tài khoản ngân hàng Nhật Bản with số dư tích lũy tốt, hãy chuẩn bị bản sao sổ ngân hàng hiển thị lịch sử giao dịch vài tháng gần nhất hoặc ảnh chụp màn hình số dư hiện tại trên ứng dụng Internet Banking.
Nếu phần lớn tài sản của bạn vẫn đang để ở tài khoản nước ngoài, hãy xin giấy chứng nhận số dư bằng tiếng Anh từ ngân hàng đó. Việc chứng minh bạn đang sở hữu một khoản tiền tích lũy đủ để chi trả tiền thuê nhà từ 1 đến 2 năm sẽ giúp môi giới thương lượng phương án duyệt hồ sơ dựa trên số dư tài sản (Yochokin Shinsa), giúp khỏa lấp nỗi lo về thu nhập biến động của freelancer.
Hộ chiếu và thẻ ngoại kiều còn hiệu lực là những giấy tờ bắt buộc. Tư cách lưu trú (visa) của bạn như "Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế" hoặc "Hoạt động đặc biệt" cần phù hợp với công việc thực tế bạn đang làm tại Nhật.
Nếu bạn đang lưu trú dưới dạng visa Digital Nomad (Visa hoạt động đặc biệt số 53), hãy đính kèm bản sao kế hoạch hoạt động đã nộp khi nhập cảnh hoặc chứng minh thu nhập tối thiểu (chứng minh mức thu nhập tương đương trên 10 triệu Yên/năm sử dụng để xin visa). Điều này giúp bộ phận thẩm định thấy rõ tư cách cư trú hợp pháp cũng như năng lực tài chính vượt trội của bạn, từ đó đẩy nhanh tiến độ duyệt hồ sơ.
Để thuê được căn hộ mong muốn tại Tokyo dưới tư cách là một freelancer nước ngoài, việc chuẩn bị tài liệu thôi là chưa đủ; chiến lược tiếp cận và cách bạn định vị hồ sơ của mình ngay từ đầu mới là yếu tố quyết định.
Nếu bạn nộp đơn vào các căn hộ chỉ chấp nhận công ty bảo lãnh thuộc nhóm tín dụng (Shinhan-kei), tỷ lệ bị từ chối sẽ rất cao, gây lãng phí thời gian của cả hai bên. Thay vào đó, hãy lọc các căn hộ ghi rõ "Chấp nhận GTN", "Có thể thương lượng công ty bảo lãnh độc lập" hoặc "Hỗ trợ người nước ngoài". Chủ nhà và công ty quản lý của những bất động sản này thường có cái nhìn cởi mở đối với các freelancer nước ngoài, giúp quy trình xét duyệt diễn ra thuận lợi hơn rất nhiều.
Nỗi lo lớn nhất của người thẩm định hồ sơ là "khách hàng đột ngột mất thu nhập và không thể trả tiền nhà giữa chừng". Do đó, bên cạnh lịch sử tài chính trong quá khứ, việc chứng minh "dòng tiền chắc chắn sẽ chảy về trong tương lai" là công cụ đắc lực nhất của bạn. Nếu đã có thỏa thuận công việc hoặc hợp đồng dự án cho vài tháng tới hay năm sau với mức thu nhập cố định, hãy đính kèm làm minh chứng cho thu nhập tương lai. Đồng thời, nếu sở hữu khoản tiết kiệm lớn, hãy yêu cầu môi giới đề xuất hình thức duyệt hồ sơ dựa trên số dư tài khoản (Yochokin Shinsa) để chủ nhà an tâm hơn.
Các công ty bất động sản truyền thống tại địa phương thường không có kinh nghiệm xử lý các hồ sơ phức tạp như hợp đồng tiếng Anh hay giấy chứng nhận số dư ngân hàng nước ngoài của một freelancer. Sự thiếu sót trong khâu giải trình hoặc chuẩn bị hồ sơ không đúng cách là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến những ca từ chối đáng tiếc.
Vì vậy, việc tìm kiếm sự trợ giúp từ một đơn vị môi giới chuyên nghiệp có khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ và giàu kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng quốc tế là vô cùng quan trọng. Họ sẽ đóng vai trò là cầu nối đáng tin cậy, giải thích cặn kẽ và thuyết phục công ty quản lý cũng như chủ nhà bằng tiếng Nhật chuyên nghiệp về năng lực tài chính của bạn, đảm bảo hồ sơ của bạn được đánh giá một cách công bằng nhất.
Thuê nhà tại Nhật Bản dưới tư cách là một freelancer nước ngoài chắc chắn sẽ đòi hỏi nhiều công đoạn và kiên nhẫn hơn so với một nhân viên văn phòng người bản địa.
Tuy nhiên, tỷ lệ duyệt hồ sơ thành công của bạn sẽ tăng lên đáng kể nếu áp dụng triệt để các lưu ý sau:
Trang bị kiến thức đúng đắn và chuẩn bị hồ sơ chu đáo ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được những lần bị từ chối hồ sơ không đáng có, từ đó nhanh chóng tìm thấy tổ ấm lý tưởng. Chúc bạn có một khởi đầu thật hanh thông cho công việc và cuộc sống mới tại Tokyo!
Đối với các công ty bảo lãnh liên kết tín dụng (Shinhan-kei) sử dụng thông tin tín dụng nội địa Nhật, việc thiếu lịch sử mở thẻ hoặc giao dịch tài chính trong nước sẽ là một điểm trừ lớn và dễ dẫn đến từ chối hồ sơ. Tuy nhiên, nếu căn hộ sử dụng các công ty bảo lãnh chuyên dụng cho người nước ngoài như GTN, bạn hoàn toàn có thể được duyệt hồ sơ dựa trên giấy chứng nhận số dư tài khoản nước ngoài và hộ chiếu mà không cần lịch sử tín dụng tại Nhật.
Nguồn thu nhập bằng ngoại tệ vẫn được công nhận là năng lực chi trả thực tế nếu bạn cung cấp đầy đủ hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh hoặc giấy chứng nhận số dư tài khoản ngoại tệ từ ngân hàng nước ngoài. Các công ty bảo lãnh chuyên hỗ trợ người nước ngoài sẽ quy đổi giá trị đó sang JPY theo tỷ giá hiện hành để làm căn cứ đánh giá thu nhập hàng năm của bạn.
Với hợp đồng thuê nhà 2 năm truyền thống, việc visa chỉ còn thời hạn ngắn thường là một bất lợi lớn khi duyệt hồ sơ. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thuê được nhà thông qua các giải pháp như: chọn căn hộ có hợp đồng thuê nhà định kỳ (Teiki Shakuya), tìm các bất động sản của chủ nhà cởi mở với khách lưu trú ngắn hạn, hoặc chọn các căn hộ liên kết với công ty bảo lãnh chuyên dụng cho người nước ngoài thông qua sự đàm phán trực tiếp của môi giới.