Chính sách bảo mật

Công ty Cổ phần Sorai Tokyo (sau đây gọi là "Công ty") ban hành Chính sách bảo mật này (sau đây gọi là "Chính sách") quy định về việc xử lý thông tin cá nhân của người dùng trong các dịch vụ do Công ty cung cấp (bao gồm trang web, giới thiệu bất động sản, tiếp nhận liên hệ, hệ thống phản hồi tự động, môi giới thuê nhà, v.v.; sau đây gọi chung là "Dịch vụ").

Điều 1 (Chính sách cơ bản)

Công ty tuân thủ nghiêm ngặt Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (APPI), các văn bản pháp luật, hướng dẫn liên quan, đồng thời thực hiện thu thập, sử dụng và quản lý thông tin cá nhân của người dùng một cách hợp pháp và minh bạch. Công ty áp dụng các biện pháp quản lý an toàn toàn diện nhằm ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân.

Điều 2 (Thông tin thu thập và phương thức thu thập)

Công ty thu thập các thông tin cá nhân sau đây bằng các phương thức hợp pháp và công bằng khi cung cấp Dịch vụ:

• Thông tin do người dùng trực tiếp cung cấp:
  • Thông tin liên lạc cơ bản bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email
  • Nguyện vọng tìm nhà bao gồm khu vực mong muốn, ngân sách giá thuê, bố cục phòng (madori), thời gian dự kiến chuyển nhà
  • Thông tin cần thiết cho thủ tục đăng ký thuê và thẩm duyệt hồ sơ (thông tin cơ quan công tác, chứng minh thu nhập, tư cách lưu trú và bản sao thẻ ngoại kiều, giấy tờ tùy thân, thông tin người liên hệ khẩn cấp hoặc người bảo lãnh)
• Thông tin thu thập tự động trong quá trình sử dụng Dịch vụ:
  • Dữ liệu ghi âm cuộc gọi từ hệ thống phản hồi bằng giọng nói tự động và tổng đài viên (nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, xác nhận nội dung trao đổi chính xác)
  • Lịch sử trò chuyện (chat log), lịch sử thắc mắc, các liên kết URL và tệp đính kèm được gửi qua công cụ nhắn tin bên ngoài hoặc biểu mẫu trực tuyến
  • Thông tin thiết bị và kỹ thuật phát sinh khi truy cập trang web, bao gồm nhật ký truy cập (access log), địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, URL giới thiệu, cookie và mã định danh quảng cáo

Điều 3 (Mục đích thu thập và sử dụng thông tin cá nhân)

Mục đích Công ty thu thập và sử dụng thông tin cá nhân như sau:

• Để giới thiệu bất động sản, sắp xếp lịch xem nhà, tiếp nhận đơn đăng ký thuê, hỗ trợ thẩm duyệt hồ sơ, thực hiện hợp đồng thuê và các liên lạc liên quan
• Để tiếp nhận yêu cầu, khảo sát nhu cầu ban đầu, tự động trả lời và chuyển tiếp đến nhân viên tư vấn thông qua công nghệ AI, hệ thống xử lý tự động và hệ thống phản hồi bằng giọng nói tự động
• Để giải đáp thắc mắc, tư vấn và xác minh danh tính của người dùng
• Để hỗ trợ khách hàng sau khi ký hợp đồng, thực hiện thủ tục gia hạn, thanh lý hợp đồng và gửi các thông báo vận hành quan trọng
• Để nâng cao chất lượng dịch vụ, phân tích xu hướng sử dụng, tổng hợp dữ liệu thống kê, nghiên cứu phát triển và cải thiện các tính năng mới
• Để phát hiện, điều tra và ngăn chặn các hành vi gian lận, vi phạm điều khoản dịch vụ hoặc sử dụng trái phép
• Để thực hiện các công việc phụ trợ liên quan đến các mục đích nêu trên

Điều 4 (Chính sách về công nghệ AI và xử lý tự động)

• Công ty vận hành các hệ thống xử lý tự động ứng dụng công nghệ AI, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và giọng nói tự động nhằm mang đến trải nghiệm tư vấn nhanh chóng và thuận tiện cho khách hàng.
• Nội dung trao đổi và thông tin cá nhân thu thập qua các hệ thống này được quản lý an toàn với quyền kiểm soát truy cập nghiêm ngặt, chỉ được sử dụng trong phạm vi các mục đích đã nêu (tạo phản hồi, tóm tắt thông tin, hỗ trợ nhân viên tư vấn và cải thiện chất lượng dịch vụ).
• Dữ liệu cá nhân của người dùng do Công ty quản lý tuyệt đối không bị tự ý sử dụng hoặc cung cấp cho bên thứ ba để huấn luyện các mô hình AI tạo sinh công cộng khi chưa có sự đồng ý rõ ràng.

Điều 5 (Biện pháp quản lý an toàn)

Theo Điều 32 của Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân, Công ty áp dụng các biện pháp quản lý an toàn có tổ chức, con người, vật lý và kỹ thuật phù hợp:

• Biện pháp an toàn có tổ chức: Bổ nhiệm người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân, thiết lập quy chế nội bộ và xây dựng quy trình báo cáo khi phát hiện sự cố an ninh hoặc nguy cơ vi phạm.
• Biện pháp an toàn về con người: Ký cam kết bảo mật với toàn thể nhân viên có quyền tiếp cận dữ liệu và định kỳ tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức bảo mật.
• Biện pháp an toàn vật lý và kỹ thuật: Kiểm soát truy cập hệ thống theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu, mã hóa đường truyền bằng SSL/TLS, trang bị phần mềm phòng chống mã độc và giám sát ngăn chặn truy cập trái phép.

Điều 6 (Cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba)

• Công ty sẽ không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba khi chưa được sự đồng ý trước của người dùng, ngoại trừ các trường hợp sau:
  • Khi pháp luật có quy định
  • Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của cá nhân và khó có thể xin ý kiến đồng ý
  • Khi đặc biệt cần thiết cho việc cải thiện sức khỏe cộng đồng hoặc sự phát triển lành mạnh của trẻ em
  • Khi cần phối hợp với các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương trong việc thực hiện nhiệm vụ theo quy định pháp luật
  • Khi việc cung cấp là cần thiết do tính chất giao dịch bất động sản, bao gồm chủ nhà, công ty quản lý bất động sản, công ty bảo lãnh tiền thuê, công ty bảo hiểm cháy nổ/thiệt hại, công ty môi giới bất động sản được cấp phép và các đối tác hỗ trợ đăng ký tiện ích sinh hoạt
• Các trường hợp sau đây không bị coi là cung cấp cho bên thứ ba:
  • Khi Công ty ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng
  • Khi dữ liệu cá nhân được chuyển giao do sáp nhập hoặc chuyển giao hoạt động kinh doanh

Điều 7 (Ủy thác cho các nhà cung cấp đám mây bên ngoài và lưu trữ dữ liệu)

• Công ty có thể ủy thác một phần hoặc toàn bộ việc xử lý dữ liệu cá nhân cho các nhà cung cấp dịch vụ đám mây uy tín trong và ngoài nước trong phạm vi phục vụ mục đích sử dụng.
• Khi lựa chọn đối tác đám mây, Công ty ưu tiên các đơn vị đạt chứng chỉ bảo mật quốc tế (như ISO/IEC 27001, SOC 2), ký kết hợp đồng bảo mật nghiêm ngặt và thực hiện giám sát thường xuyên.
• Trường hợp dữ liệu cá nhân được lưu trữ trên máy chủ đặt tại nước ngoài, Công ty luôn tìm hiểu quy định pháp luật sở tại và triển khai các biện pháp bảo vệ phù hợp.

Điều 8 (Cookie và việc truyền thông tin thiết bị ra bên ngoài)

• Trang web của chúng tôi sử dụng cookie và các công nghệ tương tự (như local storage, web beacon) để nâng cao trải nghiệm người dùng, đo lường thống kê lượng truy cập và hiển thị thông tin, quảng cáo phù hợp.
• Thông tin truyền ra bên ngoài có thể bao gồm địa chỉ IP, lịch sử duyệt web, hành vi tương tác, hệ điều hành, trình duyệt và URL giới thiệu. Những thông tin này không cho phép nhận diện trực tiếp một cá nhân cụ thể.
• Người dùng có thể cài đặt từ chối hoặc xóa cookie thông qua tùy chọn trên trình duyệt. Tuy nhiên, việc tắt cookie có thể khiến một số tính năng của trang web không hoạt động trọn vẹn.

Điều 9 (Yêu cầu công bố, sửa đổi, ngừng sử dụng và xóa dữ liệu)

• Người dùng có quyền yêu cầu công bố, chỉnh sửa, bổ sung, xóa bỏ, tạm dừng sử dụng hoặc chấm dứt cung cấp cho bên thứ ba đối với dữ liệu cá nhân của mình do Công ty lưu trữ theo quy định của APPI.
• Để thực hiện quyền này, vui lòng liên hệ Bộ phận giải đáp thắc mắc nêu tại Điều 12. Sau khi xác minh danh tính người yêu cầu, Công ty sẽ xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật.

Điều 10 (Yêu cầu xóa dữ liệu đối với các dịch vụ bên ngoài được liên kết)

Nếu bạn sử dụng Dịch vụ thông qua liên kết với tài khoản mạng xã hội hoặc công cụ nhắn tin bên ngoài và muốn hủy liên kết hoặc yêu cầu xóa dữ liệu liên quan, vui lòng thực hiện theo các bước sau:

• Truy cập mục cài đặt ứng dụng hoặc quản lý ứng dụng được cấp quyền trong dịch vụ bên ngoài tương ứng và chọn hủy liên kết với dịch vụ của chúng tôi.
• Nếu bạn mong muốn xóa hoàn toàn và vĩnh viễn dữ liệu của mình (lịch sử trò chuyện, dữ liệu CRM) khỏi hệ thống máy chủ của chúng tôi, vui lòng gửi email đến contact@soraitokyo.jp với tiêu đề "Yêu cầu xóa dữ liệu dịch vụ liên kết". Chúng tôi sẽ tiến hành xóa dữ liệu ngay sau khi xác nhận danh tính.

Điều 11 (Sửa đổi chính sách bảo mật)

• Công ty có thể sửa đổi nội dung Chính sách này khi có sự thay đổi về quy định pháp luật, điều kiện xã hội hoặc điều chỉnh chức năng Dịch vụ.
• Chính sách sửa đổi sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng tải công khai trên trang web này hoặc thông báo cho người dùng bằng phương thức phù hợp.

Điều 12 (Bộ phận giải đáp thắc mắc)

Mọi câu hỏi, ý kiến đóng góp hoặc yêu cầu liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân và Chính sách này, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây: